5. Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering biedt inzicht in de beleidsvoornemens betreffende bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering bestaat uit de onderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en beleid (waaronder de administratieve organisatie, treasury, planning en control en de interne controle) en facilitaire dienstverlening. De kwaliteit van onze bedrijfsvoering bepaalt mede het welslagen van onze dienstverlening.

Ook in het jaar 2023 worden verdere kaders gesteld om te komen tot een wendbare, innovatieve en betrouwbare organisatie waarin de opgaven vanuit de kernen centraal staan en  er goed wordt samengewerkt.

In het derde kwartaal 2022 zijn we gestart met de  strategische personeelsplanning (capaciteitsmanagement) waarbij we kijken naar de formatie op langere termijn.  Uitgangspunt is het bij de herindeling vastgestelde functieboek  (664,85 fte) hetgeen bij uw raad bekend is.  Dit wil overigens niet meteen zeggen dat we meer formatie nodig hebben, maar het kan wel leiden tot een herverdeling van formatie. De invulling van de vacatures hangt ook weer samen met de beschikbaarheid van mensen in de arbeidsmarkt.  Overigens doen we het goed als werkgever, met positieve PR en een goed recruitment bureau hebben we in 2022 circa een 100-tal vacatures reeds ingevuld.

In 2023  zullen we naast instroom gaan inzetten op doorstroom. Zo wordt ingezet op een verdere professionalisering van onze ontwikkeling en opleidingsaanbod aan bestaande medewerkers. Dit zal o.a. bestaan uit een breed opleidingsaanbod, loopbaanbegeleiding en digitale leeromgeving. Dit in het verlengde van onze opgave om in te blijven zetten op aantrekkelijk werkgeverschap (boeien en binden). 
Organisatieontwikkeling breed bij de organisatie blijft een belangrijk speerpunt. Na de start van de nieuwe gemeente is het van belang om de doorontwikkeling van onze organisatie te blijven prioriteren, daarbij hoort het verder investeren in de uitwerking van de detailstructuur, opgavegericht werken en het verder ontwikkelen van leiderschap. Hiervoor zijn al verschillende programma's ingezet. 

Als gemeente Land van Cuijk verbinden we ons aan de kernwaarden betrouwbaar, innovatief en wendbaar. Deze kernwaarden zijn bepalend voor het imago van de organisatie. Door de kernwaarden in onze dienstverlening toe te passen, blijven we geloofwaardig. Uiteindelijk blijven we steeds op zoek naar manieren waarop we onze dienstverlening kunnen verbeteren.

De nadruk in het dienstverleningsconcept inclusief het uitvoeringplan ligt op het ontwikkelen van de dienstverlening. Het continu verbeteren van de kwaliteit van onze (digitale) dienstverlening vraagt om het voortdurend meten op alle contactkanalen, producten en processen. De antwoorden uit deze verschillende onderzoeken geven waardevolle informatie over de aspecten waarop de organisatie wordt gewaardeerd of waar juist ruimte is voor verbetering. Hiermee kunnen we situationeel op zoek gaan naar waar dienstverlening nog beter kan en tegelijkertijd geeft het inzicht in hoe betrouwbaar, innovatief en wendbaar we zijn. Om deze kernwaarden goed in te kunnen zetten en toe te kunnen (blijven) passen, is het nodig om structureel te investeren in expertise en middelen. Daarnaast is de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening en online communicatie van belang.

Voor de centrale huisvesting (nieuw- en verbouw) heeft uw raad in 2022 het krediet beschikbaar gesteld. De projectgroep is druk doende met de realisatie hiervan. In de planning is opgenomen dat de aanbesteding eind 2022 / begin 2023 plaatsvindt waarna de realisatie na gunning kan plaatsvinden. Rekening houdend met een bouwtijd van ongeveer negentien maanden zou het gemeentehuis Land van Cuijk eind 2024 gerealiseerd dienen te zijn.

In 2023 zal het Control Framework verder worden uitgerold binnen de organisatie . Dit betekent een verdere implementatie van het in 2022 vastgestelde beleid en daarmee een verdere implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het geeft bovendien een beeld van waar de gemeente staat als het gaat om de bescherming van (persoons)gegevens. 

Dit jaar zal voor het eerst voor de nieuwe gemeente een volledige ENSIA  (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) cyclus zijn doorlopen waardoor een eerste beeld ontstaat van het informatiebeveiligingsniveau van de gemeente.  

Bewustwording zal een punt van aandacht blijven. Door middel van training en voorlichting zal er aandacht blijven voor informatiebeveiliging en privacy en verkleinen we de risico’s op beveiligingsincidenten en datalekken. 

De gemeente Land van Cuijk werkt voor wat betreft inkoop en aanbesteden volgens de Aanbestedingswet 2012 die is ingaan op 1 juli 2016. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Land van Cuijk (vastgesteld in uw raad van 29 september 2022) is dan ook een uittreksel van voornoemde wetgeving. Wel is er in het eigen beleid extra aandacht voor specifieke items waar rekening mee gehouden dient te worden. Denk hierbij aan het kansen bieden aan de lokale en regionale economie. Tevens is er aandacht voor social return, duurzaamheid en circulariteit. Deze laatste drie onderwerpen worden door de desbetreffende teams nader uitgewerkt in beleidsplannen. Zodra deze zijn vastgesteld maken deze plannen integraal onderdeel uit van het inkoopproces. 

In uw vergadering van september 2022 zijn de diverse financiële verordeningen vastgesteld. Voor 2023 geldt dat de interne controle verder verankerd dient te worden in de ambtelijke organisatie. Het taakonderdeel "interne controle" werkt in gezamenlijkheid met de teams verder aan het verbeteren van de organisatie. 

In 2023 komt de rechtmatigheidsverantwoording bij het college te liggen. Het wetsvoorstel "versterking decentrale rekenkamers" is op 31 mei jl. aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel.

Nu verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college van burgemeester en wethouders geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee komt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording juist is. Dit zal voor het eerst gaan gelden (als alles volgens planning verloopt) voor de jaarrekening 2023 die in het jaar 2024 voor komt te liggen. 

Waar 2022 het jaar was van dat de basis op orde is, waarin de harmonisatie ICT afgerond werd en de projectenkalender in samenspraak met de teams werd opgesteld, ligt in 2023 de focus binnen Informatie en ICT  op een aantal speerpunten. Die speerpunten zijn opgenomen in de projectenkalender Informatie en ICT. Ze zijn in lijn met de opgestelde Informatievisie Land van Cuijk.

Ten eerste zal de focus liggen op verdere ontwikkeling van datagedreven werken. We willen beleid ontwikkelen dat niet alleen op de goede intuïtie van onze medewerkers is gestoeld, maar ook gestaafd is met de feitelijke informatie uit de data van onszelf en uit andere bronnen. Het datawarehouse waarin de gegevens worden samengebracht staat er en kan gebruikt worden om de data uit meerdere bronnen te combineren tot de gewenste informatie. Eén van de speerpunten hierin is de ontwikkeling van goede stuur- en beleidsondersteunende informatie binnen het Sociaal Domein.

Binnen het ruimtelijk domein werken we aan een overallvisie waarin de informatie-uitwisseling binnen de organisatie, maar juist ook naar onze inwoners, bedrijven en instellingen, als fundament dient. We willen inzichtelijk kunnen maken waar onze projecten en onze werkzaamheden plaatsvinden. Een goede geografische informatievoorziening helpt ons ook bij de ondersteuning van de Omgevingswet.

Daarnaast wordt verder gewerkt aan activiteitgericht werken. We werken daar en op die manier die het beste past bij de activiteit die we te doen hebben en het doel dat daarbij hoort. Dit doen we tijd- en plaats onafhankelijk. In de praktijk is dit vaak hybride - een combinatie tussen bij de klant, thuis en op kantoor - en digitaal. Dit wordt optimaal ondersteund met ICT-middelen voor de medewerkers en binnen onze kantoren. Ook in de verbetering van onze processen gaan we voor 100% digitale afhandeling, zodat we zo efficiënt mogelijk te werk kunnen gaan.

Ook in 2023 is het doel om het informatiebeheer van de organisatie verder op orde te krijgen. Het op orde hebben van de informatiehuishouding is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie. De juiste informatie op de juiste plaats (integere informatie) draagt bij aan een efficiënte taakuitvoering en daarnaast aan informatieveiligheid en -privacy.
In de informatiebeleidsvisie gemeente Land van Cuijk 2020-2024 is vastgelegd dat alle informatie, zoveel als mogelijk, in één centraal zaaksysteem wordt gebundeld. Daarom blijft optimalisatie van ons zaaksysteem “Join Zaak en Document” ook in 2023 een voortdurend aandachtspunt, waaronder verdere koppelingen met vakapplicaties, om meer grip op het informatiebeheer te krijgen. Verder zal in 2023 de focus liggen op het kwaliteitsbeheer.

Met de start van de nieuwe gemeente is ook de financiële administratie opnieuw ingericht. In 2023 gaan we verder met de processen te optimaliseren om zowel interne als externe dienstverlening te verbeteren en meer in control te zijn op onze budgetten.

In  2021 heeft de aanbesteding van P&C-software (digitalisering) plaatsgevonden. Met dit pakket (Pepperflow) verwerken en publiceren we de P&C-producten in de toekomst. Ontwikkeling gaat plaatsvinden om de raad te voorzien van de juiste en tijdige informatie op beleidsontwikkelingen en financiën. Hier zal de auditcommissie ook een rol in spelen.