De gemeente maakt informatie uit eigen beweging openbaar. Daarnaast krijgt de organisatie ook verzoeken om informatie openbaar te maken. In onderstaande overzichten maken wij inzichtelijk:
- het aantal ontvangen Woo-verzoeken;
- hoeveel verzoeken zijn gehonoreerd (gevraagde documenten zijn, al dan niet deels, verstrekt);
- hoeveel verzoeken zijn afgewezen (omdat bijvoorbeeld de gevraagde informatie niet aanwezig was);
- hoeveel verzoeken om andere redenen anders zijn afgedaan (bijvoorbeeld omdat het geen Woo-verzoek was, maar een informatieverzoek of omdat de aanvrager zijn verzoek heeft ingetrokken);
- de ontwikkeling ten opzichte van het jaar 2022 (tot 1 mei 2022 ging het om Wob-verzoeken).
| Woo-verzoeken en Wob Land van Cuijk 2023 | Prognose 2023 | Ontvangen 2023 | Ontvangen 2022 |
| Aantal Woo-/Wob-verzoeken ontvangen op jaarbasis | 65 | 72 | 55 |
| De verzoeken zijn: | |||
| Toegekend | n.v.t. | 48 | 27 |
| Afgewezen | n.v.t. | 12 | 9 |
| Buiten behandeling gesteld (o.a. geen Woo-verzoek, maar informatieverzoek) | n.v.t. | 12 | 19 |
| Behandeld binnen de wettelijke termijn (incl. verdagingen en opschortingen) | n.v.t. | 47 | 21 |
| Behandeld buiten de wettelijke termijn | n.v.t. | 16 | 18 |
| Niet van toepassing (geen Woo-verzoek, ingetrokken, informeel afgedaan) | n.v.t. | 9 | 16 |
| Gem. behandelingstermijn (incl. opschortingen en verdagingen) in dagen | n.v.t. | 42 | 56 |
Als een informatieverzoek binnenkomt en de informatie is al openbaar, dan krijgt de verzoeker deze zo snel mogelijk of hij wordt verwezen naar de vindplaats van de openbare informatie. Is de informatie nog niet openbaar, dan wordt de informatie via een Woo-beschikking geleverd, afhankelijk van het verzoek en de geldende uitzonderingsgronden. De inhoudelijk betrokken medewerker neemt in de meeste gevallen eerst contact op met de verzoeker. Een deel van de Woo-verzoeken wordt wel als zodanig ingediend en ingeboekt, maar blijkt in overleg met de verzoeker vaak ook informeel afgedaan te kunnen worden, zonder formele Woo-procedure. Deze aanpak leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij verzoeker en behandelend ambtenaar.
Informatiehuishouding op orde
De informatiehuishouding zorgt ervoor dat de gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats/e-depot of voor vernietiging. Door digitalisering is informatie er in diverse vormen (denk bv. aan tekstberichten, Geo-informatie etc.) en wordt informatie niet alleen in het centraal zaaksysteem, maar ook bv. in procesapplicaties opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat er nieuwe opgaven ontstaan om die informatie volgens de wettelijke eisen duurzaam en digitaal toegankelijk te houden. Dit vraagt aanpassing van werkprocessen en rollen over de volle breedte van de organisatie.
Voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer zijn goed opgeleide professionals nodig. Bij aanschaf van nieuwe applicaties worden vooraf maatregelen bepaald en uitgevoerd als onderdeel van de processen waarvoor de systemen worden gekocht, gemaakt en ingericht (archivering by design). Zo zorgen we ervoor dat informatie makkelijker terug te vinden is als erom wordt gevraagd via bijvoorbeeld Woo verzoeken. Daarnaast helpt het gestructureerd bewaren van informatie om de actieve openbaarmaking in het kader van de Woo zoveel mogelijk te stroomlijnen en automatiseren.