5. Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering moet inzicht bieden in de beleidsvoornemens betreffende bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering bestaat uit de onderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en beleid (waaronder de administratieve organisatie, treasury, planning en control en de interne controle) en facilitaire dienstverlening. De kwaliteit van onze bedrijfsvoering bepaalt mede het welslagen van onze dienstverlening.

In het jaar 2022 zijn  de kaders gesteld om te komen tot een wendbare, innovatieve en betrouwbare organisatie waarin de opgaven vanuit de kernen centraal staan en goed wordt samengewerkt.

Qua personele bezetting en samenstelling brengt de harmonisatie van de gemeente nog een aantal uitdagingen met zich mee.  Binnen de organisatieontwikkeling en de opbouw van de nieuwe gemeente, is meer personele bezetting nodig geweest.  In 2022 zijn we gestart met  SPP (strategische personeelsplanning) om in kaart te brengen welke (vaste) formatie nodig is op langere termijn. Dit zal in het jaar 2023 worden afgerond. 

In de huidige arbeidsmarkt wordt veel gevraagd  om mensen aan te trekken en te behouden. Gezien de samenstelling van ons personeelsbestand en de grote uitstroom die plaatsvindt de komende jaren, zijn investeringen nodig om een aantrekkelijke werkgever te zijn en blijven. O.a. een goede HRM beleidsvisie, een adequate investering van organisatieontwikkeling en blijven investeren in onze arbeidsmarktcommunicatie maken dat we de wijze waarop we ons werk kunnen doen zo veel als mogelijk willen faciliteren. Tevens zullen we naast instroom gaan inzetten op doorstroom. Zo wordt ingezet op een verdere professionalisering van onze ontwikkeling en opleidingsaanbod aan bestaande medewerkers. Deze zal o.a. bestaan uit een breed opleidingsaanbod, loopbaanbegeleiding en digitale leeromgeving. Dit in het verlengde van onze opgave om in te blijven zetten op aantrekkelijk werkgeverschap. 

Zoals eerder aangegeven blijft organisatieontwikkeling een belangrijk speerpunt. Na de start van de nieuwe gemeente op 1 januari is het van belang om de doorontwikkeling van onze organisatie te blijven prioriteren, daarbij hoort het verder investeren in de uitwerking van de detailstructuur, opgave gericht werken en het verder ontwikkelen van leiderschap. Hiervoor zijn in 2022 verschillende programma’s reeds ingezet.

 

Om de dienstverlening in 2022 te blijven ontwikkelen, zijn er verschillende stappen ondernomen om (voortdurend) meten mogelijk te maken op contactkanalen, producten en processen. Door data beschikbaar te krijgen uit de huidige systemen en een begin te maken om de data te transformeren naar inzichten. En meer data te genereren door feedback te gaan verzamelen met een instrument dat aanbesteed is. Hiermee worden de eerste stappen gezet om data te combineren en om te zetten naar bruikbare inzichten voor verbeteringen in onze dienstverlening. Dit is een van de diverse verbeterinitiatieven uitgestippeld in 2022 die concreter uitgewerkt zijn in het vernieuwde uitvoeringsplan dienstverlening. 

De projectgroep is druk doende met de realisatie van de centrale huisvesting. In de planning is opgenomen dat de aanbesteding Q2 2023 plaatsvindt waarna de realisatie na gunning kan plaatsvinden. Rekening houdend met een bouwtijd van ongeveer twaalf maanden zou het gemeentehuis Land van Cuijk Q3 2024 gerealiseerd dienen te zijn. Na inrichting kan het gemeentehuis eind 2024 in gebruik genomen worden.

In 2022 is een start gemaakt met het implementeren van het Control Framework (CFW) bij de meest risicovolle teams (ICT, Jeugd, Burgerzaken en HRM). Dit zijn de eerste stappen voor het beter beschermen van persoonsgegevens en kwetsbare processen en een goede implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het CFW geeft meer zicht op de daadwerkelijke status van de BIO en AVG in de organisatie. Daarnaast is voor zowel informatiebeveiliging als privacy strategisch en tactisch beleid vastgesteld. 

Voor het eerst is een interne audit op de Wet politiegegevens uitgevoerd. Dit moet jaarlijks. Eén keer in de vier jaar (2025 voor het eerst) wordt een externe audit uitgevoerd en ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De audit heeft concrete verbeterpunten opgeleverd die de komende jaren geïmplementeerd moeten worden. 

In de tweede helft van 2022 is samen met betrokken vakteams voor de eerste keer (Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) ingevuld waardoor een eerste beeld ontstaat van het informatiebeveiligingsniveau van de gemeente. Dit beeld is, met aanbevelingen, in mei 2023 met de raad (via een raadsinformatiebrief) en andere externe toezichthouders gedeeld.

Medewerkers hebben in 2022 de kans gehad deel te nemen aan een e-learning. Andere zaken hadden soms prioriteit bij teams waardoor het deelnamepercentage laag was (max. 10% van de medewerkers bij de helft van de teams). Feedback op deze e-learning heeft geleid tot de inkoop van een nieuwe e-learning.  

Bij de start van de nieuwe gemeente zijn wij vanuit inkoop gaan sturen op contracten c.q. overeenkomsten met een looptijd van een jaar, met daarbij de mogelijkheid een en ander jaarlijks te verlengen tot maximaal 4 x 1 jaar. Door op deze manier te werken hebben wij geen verplichting langer dan een jaar met een bepaalde ondernemer. Dit alles gelet op de economische ontwikkelingen met de abnormale prijsstijgingen ten spijt.  Mochten in de komende jaren de prijzen gaan dalen zijn wij als gemeente vrij om een contract niet te verlengen en tijdig een nieuwe aanbesteding uit te schrijven om zo voor de gemeente Land van Cuijk een betere prijs / kwaliteit te realiseren. Er zijn echter wel twee uitzonderingen te benoemen.

De eerste uitzondering is de langlopende overeenkomst met de IBN voor zowel Groen, schoonmaak en de catering .  Het gaat hier om een overeenkomst met het zogenaamde alleenrecht wat gebaseerd is op de Sociale en andere Speciale opdrachten welke in de aanbestedingswet zijn beslag krijgen. 

De tweede uitzondering is de overeenkomst inzake de levering van Gas en Electra waarvoor een langlopende overeenkomst is afgesloten door de organisatie.

2022 kenmerkte zich door het starten van de nieuwe gemeente met het integreren van de 5 voormalige gemeenten. Processen zijn nieuw vorm gegeven en nieuwe IT applicaties zijn geïmplementeerd. Vele uitdagingen kwamen hierbij in de uitvoering naar boven, versterkt door de personele mutaties. Grote stappen in de organisatie zijn gezet, en verdere stappen dienen nog gezet te worden.
In de managementletter zijn bekende risicogebieden benoemd, waaronder de ICT en de grondexploitatie. Deze hebben onze aandacht, om continu te verbeteren. Mooie uitdagingen om verder te groeien in de interne controle liggen voor ons. Startend met de jaarrekening van 2023, komt de rechtmatigheidsverantwoording bij het college te liggen.

Informatisering en automatisering:
In 2022 is de volledig nieuw ingerichte infrastructuur voor het Land van Cuijk in gebruik genomen. Deze is zo ingericht dat het tijd en plaats onafhankelijk werken optimaal gefaciliteerd kan worden. Verdere inrichting van de vak applicaties heeft plaatsgevonden waarbij er een groot aantal onderlinge koppelingen zijn gelegd.
De vijf voormalige werklocaties zijn terug gebracht naar drie locaties (de locaties van de gemeentewerven zijn onveranderd). De fysieke infrastructuur is hier op aangepast om een redundant netwerk te houden.

In 2022 is ingezet op datagedreven werken als middel om meer publieke waarde te creëren en een efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren. Onder andere in de opgave Transitie Landelijk Gebied en bij de hulp bij energiearmoede is inzet van data-analyse ondersteunend aan de behaalde resultaten.

Verder is een start gemaakt met portfoliomanagement voor de projecten binnen Informatiemanagement en ICT. Op die manier wordt projectmatig gewerkt en wordt de voortgang gestructureerd gevolgd. 

Tot slot zijn de geografische basisregistraties (Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de Basisregistratie Grootschalige Topografie) geharmoniseerd en is de BGT gekoppeld aan de informatievoorziening van beheer van de openbare ruimte, zodat daar straks steeds vanuit één waarheid gewerkt wordt.

Informatiebeheer en (digitaal) zaakgericht werken

Informatiebeheer is een integraal onderdeel van de gemeentelijke processen. Informatiebeheer omvat de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren van informatie, het ontsluiten of (actief) leveren en waar nodig het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Van belang daarbij is dat die informatie langdurig leesbaar, vindbaar en  interpreteerbaar is.

In de informatiebeleidsvisie gemeente Land van Cuijk 2020-2024 is opgenomen dat wij in onze organisatie digitaal zaakgericht werken. Het uitgangspunt daarbij is dat dit zoveel als mogelijk plaatsvindt vanuit één centraal zaaksysteem. In het geval er gewerkt wordt met een vak applicatie, vindt het beheer plaats door middel van een koppeling met het zaaksysteem.

Het college heeft met ingangsdatum 01-01-2022 een vervangingsbesluit genomen. Dit betekent dat fysieke documenten mogen worden vervangen voor digitale reproducties. Hierdoor vervalt de hybride situatie (zowel analoge als digitale opslag).

In 2022 met name  de focus gericht op de inrichting van het financiële systeem/administratie en het samenvoegen van vijf gemeenten en twee GR-en.  Eerste stappen zijn gezet om met de organisatie te komen tot een goede en snelle afwikkeling van facturen. 

Daarnaast aan de slag gegaan met de Planning en Control (P&C) cyclus. Het publiceren van een spoorboekje en de digitalisering van alle producten (in 2022 met name intern, voor 2023 en verder ook voor college en raad.

Samen met de auditcommissie op zoek gegaan naar een goede balans van de cijfers in de P&C documenten en verdere verfijning op de producten voor komend jaar (dit moet beter aansluiten aan de wens van de raad).